תקציר המאמר:
מהו דשבורד מנהלים ואילו אתגרים הוא מציב בפני ארכיטקט המידע? מאמר זה סוקר את המטרות והשימושים של דשבורד מנהלים, מסביר כיצד הדשבורד תורם לקבלת החלטות וכן מציג שורת צעדים בהם יש לנקוט כדי לעצב דשבורד מנהלים יעיל ושימושי ביניהם: איסוף דרישות המשתמש והבנת הטכנולוגיה.
|
|
|
|
מבוא
|
דשבורד מנהלים (המכונה גם תא טייס מנהלים או תא טייס דיגיטלי) הינו תולדה של מה שכונה בשנות
ה-80
מערכת מידע למנהלים (Executive Information System) או EIS. מערכות אלה וגילגוליהן הוובים בעלי מטרה אחת:
לאסוף מידע קריטי עבור מקבלי ההחלטות כדי לשפר ביצועים עסקיים או ארגוניים.
|
|
|
|
מערכת דשבורד מנהלים היא כלי פנים ארגוני המיועד לקבוצת משתמשים מסוימת. בעבר הלא רחוק, משתמשים אלה היוו את גרעין ההנהלה הבכירה בארגון - מקבלי ההחלטות העיקריים בדרגת סגן נשיא ומעלה. אולם בשנים האחרונות המגמה משתנה: ארגונים הופכים לזריזים ולתחרותיים יותר ומנהלים בדרגי ביניים זוכים אף הם ליהנות מדשבורדס אישיים. משפטים כמו "כל עובד הוא CFO" משקפים את התובנה כי קבלת החלטות מהירה יותר מסייעת להצלחת הארגון. משמעות המגמה הינה מתן כלים המאפשרים קבלת החלטות עצמאית. חברות מגלות כי עדיף לאפשר למנהל לקבל החלטה מיידית בתגובה לצורך שוק מסוים מאשר לחייב אותו להמתין להחלטות הדרג הבכיר.
|
|
|
|
תרומת הדשבורד לקבלת החלטות היא תוצר של שלוש סיבות עיקריות:
|
|
|
|
1. הדשבורד עונה על שאלות בסיסיות אודות הארגון. אלה יכולות להיות שאלות אודות היכולת הפיננסית, הביצועית או שאלות השוואתיות כגון:
|
|
|
האם השגתי את יעדי המכירות שלי החודש?
|
|
|
כמה מוצרים מכרה החברה בסין בשנה שעברה?
|
|
|
כמה מוצרים מייצרת החברה בחודש במפעל בעיר X ?
|
|
|
מהו ממוצע החולים בחברה מסוימת ובאיזה יום אחוז החולים הוא הגבוה ביותר?
|
|
|
מהו מצב החברה ביחס למתחריה?
|
|
|
|
|
שאלות אלה יכולות לכלות את זמנו של פקיד במשרה מלאה. אופן הצגת המידע חשוב, אך אינו חשוב כמו איתור המידע הנכון. בעיצוב דשבורדס, ישנה אפשרות להציג בפני כל מנהל את הסטטיסטיקה הספציפית החשובה לו
(KPI - Key Performance Indicator), אך קיימים בנוסף מדדים סטנדרטים המיושמים על פני הארגון כולו. מדדים אלה מקלים על ההשוואה הפנים ארגונית בין מנהלים שונים. ניתן לשלב מספר KPI בסיסיים בכרטיס ניקוד המשרת את הארגון כולו.
|
|
|
|
2. הדשבורד מתריע מפני בעיות ייצור, מכירות והכנסה. הדשבורד אמור להתריע בפני המנהל על השתבשות כלשהי וההתרעה עצמה מוגדרת בהתאם לצרכי הארגון, לדוגמה:
|
|
|
כשאחוז המוצרים הפגומים חורג מעבר למוגדר כנורמלי
|
|
|
כשהיעדרות הופכת לבעיה בחנות או מפעל מסוימים
|
|
|
כשמועד האספקה נמוך מהנורמה
|
|
|
כשיעדי המכירה אינם מושגים
|
|
|
|
|
לכל דשבורד צריכה להיות
מערכת התרעות
המיידעת את המשתמש על התרחשות חריגה או לספק התראה לפני התרחשות החריגה בפועל.
|
|
|
|
3. הדשבורד מסייע לקבל החלטות המשפיעות על הארגון. המנהל ישתמש במידע המוצג כדי לקבל החלטות. לעיתים מדובר בהחלטות פשוטות שניתן לבססן על KPI יחיד, אך לעיתים יהיו אלה החלטות מורכבות המצריכות מקורות מידע רבים. דוגמאות לקבלת החלטות המושפעת ממספר גורמים:
|
|
|
האם יש להגביר או להפחית ייצור?
|
|
|
האם עלי לשנות את הרכב חבילת המוצרים שלי כדי להפכה לתחרותית יותר?
|
|
|
האם עלי לסגור את החנות באתר Y?
|
|
|
האם עלי לשכור אנשי מכירות נוספים?
|
|
|
|
|
סוג זה של שאלות מצריך את היכולת לחקור סדרת KPIs. בנוסף, שאלות אלה מצריכות
בירור מעמיק
של נתונים המבוססים על פרקי זמן שונים, אזורים שונים, או בחירה והשוואה בין משתנים. במקרה זה, חשוב כי המידע יוצג באופן שיסייע למנהל להגיע למסקנה בנוגע לנושא הנדון, ויאפשר הבנייה של הרציונאל המסביר את ההחלטה שנתקבלה.
|
|
|
|
מהו ה-KPI?
|
|
לב ליבו של הדשבורד הינו ה-KPI. ה-KPI יכול לספק מגוון מדדים למשתמש (לדוגמה, מדדים פיננסים או עסקיים), בדרך כלל בצורת טבלאות, תרשימים וגרפים. מנהלים שונים יזדקקו ל-KPIs שונים לתמיכה בצרכיהם האינדיבידואלים הנדרשים לבקרת הארגון.
|
|
|
|
|
ארכיטקטורת דשבורד
|
|
|
|
|
|
מקורות נתונים
|
|
בעת עיצוב דשבורד, יש להבין היטב את הטכנולוגיה המספקת את המידע. עבור כל KPI יש צורך לברר:
|
|
|
איזו מערכת או מסד נתונים מספקים את הנתונים?
|
|
|
מהו פורמט הנתונים?
|
|
|
כיצד ממצים את הנתונים מן המערכת?
|
|
|
האם יש צורך לסנן ולנתח נתונים גולמיים קודם הצגתם ב-KPI?
|
|
|
כיצד יועברו הנתונים לטבלאות ולגרפים?
|
|
|
|
מקורות הנתונים נשמרים בדרך כלל במגוון מקומות. חלקם במערכות תפעוליות (לדוגמה:
SAP, PeopleSoft) וחלקם במחסני מידע. על ארכיטקט המידע להבין מהיכן מגיעים הנתונים וכיצד הם מגיעים לדשבורד. נגישות הנתונים משפיעה על עיצוב הדשבורד.
|
|
|
|
פרסונליזציה/קוסטומיזציה
|
|
קוסטומיזציה - במהלך שלב איסוף הדרישות של הפרויקט, מבהירים המנהלים את צרכיהם האינדיבידואלים וכיצד אלה צריכים לבוא לידי ביטוי ב-KPIs השונים. בנוסף, חלק מהמידע הנדרש יכול להיות בעל
דרגות חיסיון שונות בהתאם למעמד המנהל בארגון. על ארכיטקט המידע להבין היטב את שורת המגבלות בארגון על מנת להבטיח כי המידע הנכון יוצג בפני האנשים הנכונים.
|
|
|
|
פרסונליזציה - המשתמשים ירצו לערוך, בנוסף, פרסונליזציה של הדשבורד. ממשק הדשבורד צריך לאפשר להם לבחור את
מיקום תצוגת ה-KPI וכמו כן לקבוע
רמות אזהרה המתאימות לצרכיהם.
יש לספק למשתמשים רמות התרעה מסוימות כברירת מחדל, אך לאפשר למשתמשים לעדכן אותן. צרכי המשתמש עשויים להשתנות לאחר זמן בתפקיד או כתוצאה של שינוי התפקיד בסביבה העסקית.
לבסוף, מערכות פנים ארגוניות חזקות יותר עשויות לאפשר שילוב מערכות נוספות לתוך הדשבורד כגון אימייל, חדשות וכדומה. שילוב מערכות אלה מעלה את הסבירות כי המשתמשים אכן ישתמשו בדשבורד ועל כן זה רצוי באופן עקרוני.
|
|
|
|
|
|
איסוף דרישות המשתמש
|
|
פרויקטים מסוג זה עלולים להתקדם לאט יותר בשל חוסר הזמינות של קהל היעד. לעיתים, אם מדובר בהנהלה בכירה בארגון ענק, סביר להניח כי צרכי המשתמש ייאספו על ידי גורם מתווך. ארכיטקט המידע יכול לקדם את התהליך על ידי נקיטת הצעדים הבאים:
|
|
|
|
|
ראיונות עם עוזרים אדמיניסטרטיבים וצוות התמיכה הטכני
עובדים אלה מודעים לצרכים היומיומיים של המנהלים הבכירים. הם יוכלו לדווח כיצד המנהל מעדיף לקבל מידע (בגרסה מודפסת, על המסך, באמצעות PDA וכדומה) ואיזה ערוצי דיווח הוא צורך. יש צורך לבדוק מערכות קודמות שנזנחו על ידי המנהל לאחר הדגמה אחת או שתיים.
|
|
|
|
|
הבנת הארגון
הבנת הארגון חשובה במיוחד בפרוייקטים מסוג זה. ארכיטקט המידע יצטרך הבנה טובה של תוצרים עסקיים אך גם של:
|
- ניתוח העסק למרכיביו
- צורת דיווח מחזור עסקי
- מטרות ארגוניות (לדוגמה, צמיחה או רווח)
- האסטרטגיה העסקית של הארגון
|
|
אם מדובר בחברה ציבורית, איסוף המידע יכלול דוחות שנתיים ומידע המופיע במנועי חיפוש. לדוגמה, מאחר וההנהלה הבכירה מעונינת לרצות את מחזיקי המניות (ולהעלות את מחיר המניה), חשוב להבין כיצד משקיעים רואים את החברה, מהם הנושאים העיקריים הנסקרים – האם חובות או נתוני מכירות. מידע זה ייתן קונטקסט לדרישות המועלות על ידי ההנהלה הבכירה.
|
|
|
|
|
מודעות ל-KPIs דומים אך שונים
יש צורך להבין ווריאציות בין KPIs שנוצרו על ידי יחידות שונות בארגון. הדבר חשוב בעיקר בארגונים גדולים שהינם תוצר של מיזוג מספר חברות. עבור כל KPI יהיה זה חיוני לברר כיצד נוצר, מתי נוצר ומהי הנוסחה המדוייקת ששימשה ליצירתו. בעת איחוד KPIs שונים ל-KPI חדש יש צורך להבין את הדומה והשונה בכל אחד מן ה-KPIs הנפרדים ומה משמעות הוויתור עליהם להנהלת הארגון.
|
|
|
|
|
גישה
נושא הגישה חשוב בעת יצירת דשבורד למנהלים הפועלים תחת לחץ זמן. כדי להבטיח את שימושיות הדשבורד, יש להבין במהלך שלב איסוף הדרישות כיצד המשתמשים מפיקים כיום את המידע הדרוש, מה הם אוהבים באופן תצוגת המידע וממה הם אינם מרוצים.
|
|
|
|
|
בחירת מערכת תצוגה אפקטיבית
הדשבורד יכול לכלול עיצוב מידע מדהים, פידבק מעולה אך עדין להיות בלתי שמיש:
|
- אם המנהל נמצא בתנועה מתמדת והדרך היחידה בה הוא צורך מידע היא דרך ה-PDA שברשותו
- אם האסיסטנט האדמיניסטרטיבי שלו אינו יודע לאתרו ולכן אינו מציג אותו בפניו.
- אם הוא רגיל לעיין אך ורק בנתונים מודפסים.
|
|
אין לזלזל בצורך למסור דוחות באופן ידני למשתמשים המוצפים במקורות מידע. לעיתים מסירה ידנית הינה הדרך היחידה המאפשרת התיחסות לצורך מיידי. כדי להבטיח את שמישות הדשבורד על ידי המשתמשים, יש להתייחס לכל המגבלות באופן ענייני.
|
|
|
|
|
אבטחת מידע
ישנם שני אספקטים של אבטחת מידע המצריכים התיחסות:
|
- מי זוכה לצפות במה?
- כיצד האתר מוגן?
|
|
קוסטומיזצית הדשבורד צריכה להתיחס לאספקט הראשון, כפי שתואר קודם לכן. במהלך מיגון המערכת ניתן ואף רצוי להשתמש בהרשאות login קיימות, כדי לחסוך מן המשתמשים את הצורך בשם משתמש וסיסמא נוספים לאלה שברשותו.
|
|
|
|
|
|
|
הבנת הטכנולוגיה
|
|
הבנת האפשרויות והמגבלות של הטכנולוגיה הנבחרת חשובה בעת תכנון הדשבורד:
|
|
|
(Business Inteligence (BI
מערכות אינטיליגנציה עסקית (BI) עוסקות באיסוף וניתוח מידע תפעולי ופיננסי של הארגון. קיימת סבירות גבוהה כי המערכת ממנה מקבל הדשבורד נתונים הינה מערכת BI. בנוסף, יתכן כי הדשבורד מקבל נתונים מיותר ממערכת אחת. ישנן חברות רבות המספקות מערכות ותוכנה לאינטיליגנציה העסקית של הארגון (לדוגמה: SAP, PeopleSoft). חברות אחרות מפתחות מחסני נתונים וכלים אנאליטים להתמודדות עימם (לדוגמה: Cognos, Oracle).
|
|
|
|
כל מערכת מציעה מערך יכולויות שונה וחלקן אף מתפארות בדשבורד ספציפי למערכת וגליונות Excel לניתוח נתונים. דשבורדס ספציפים אלה לוקים לעיתים בתצוגת חסר או עודף של הנתונים, אינם ידידותיים למשתמש או אינם ניתנים להתאמה אישית. כדי ליצור דשבורד יעיל ושימושי, סביר כי יהיה צורך לשלב ביניהן בצורה חכמה ויעילה.
|
|
|
נתונים בזמן אמת
יש להגדיר את קצב הגעת הנתונים. רק לעיתים רחוקות מדובר במידע עדכני ושוטף. בדרך כלל הדשבורד מתעדכן על בסיס יומי או שבועי. לעיתים יש לערוך מניפולציה על הנתונים או לשפצם טרם הגעתם לדשבורד. גורמים אלה ישפיעו על נגישות הנתונים ותדירות הגעתם. הבנת המידע המדויק הנדרש על ידי המנהל תסייע להחליט על תדירות הגעת הנתונים הרצויה.
|
|
|
מחוללי דוחות
לפני עיצובו הפונקציונלי של הדשבורד יש לקבוע מהו מחולל הדוחות הנבחר וכיצד הוא משפיע על עיצוב הגרפים והדיאגרמות המוצגים. מערכות BI רבות מייצאות טבלאות וגרפים אותם ניתן לשלב בדשבורד.
לאחר בחירת מחולל דוחות מסוים, יש לבחון את אם הוא אכן תומך בכל הדרישות העיצוביות הנדרשות (גודל פונט, וכדומה). יש לזכור כי לא כל מחוללי הדוחות יוצרים דיאגרמות בתדירות גבוהה, מערכות BI רבות מייצרות דוחות על בסיס יומי ועל כן יש לשקול את התאמתן לדשבורד.
|
|
|
עיצוב מידע
חשוב לזכור כי הצורך בדשבורד חדש נובע לעיתים מדשבורד קודם כושל. לעיתים מדובר בקובץ מערכות BI אשר "נתפר" בצורה קלוקלת (לדוגמה, באופן הכולל יותר מדי פורטלטים, ללא שילוב בין הפורטלטים), או פשוט משום שהמידע אינו מוצג באופן ברור ומובן. ארגון המידע בצורה משמעותית למשתמש היא אחד האתגרים העומדים בפני מעצב הדשבורד. עליו להתמקד בצרכי המשתמש ולנסות לארגן אוסף נתונים עצום בצורת סיפור ברור ומעניין.
|
|
|
טבלאות דיאגרמות וגרפים
רוב ה-KPIs (אם לא כולם) מוצגים בטבלאות, דיאגרמות וגרפים. מחוללי הדוחות כוללים ברובם פונקציונליות בסיסית המאפשרת לייצר תרשימי עוגה, גרף עמודות וגרף קווי. בדרך כלל סוגי תרשימים אלה יספיקו להצגת ה-KPIs הדרושים, אך יש לתת את הדעת לווריאציות אפשריות (להבנת ווריאציות אלה, יש לעיין ב-Information Graphics by Robert Harris)
בעת שימוש במחוללי דוחות, יש להיזהר מתצוגה שנראית נהדר, אך אינה מעבירה את הסיפור הרצוי למשתמש. לדוגמה, תצוגת דיאגרמות וגרפים בתלת מימד עשויה להיות יפה ומרשימה, אך יש לבחון אם אינה יוצרת רעש רקע המסיח את המשתמש מהנתונים עצמם. למנהל העסוק, תצוגת נתונים ברורה היא הגורם החשוב ביותר.
|
|
|
חקר הנתונים
ישנם שני מימדים חשובים שהמנהל עשוי לחקור לעומק:
זמן והיקף.
זמן
- יש לאפשר למשתמש להשוות נתונים עכשווים לנתונים מתאריך קודם או לתחזית נתונים עתידיים. שילוב נתוני עבר מקנה קונטקסט לנתוני ההווה ושילוב תחזיות יאפשר למשתמש לדמיין את תוצאת מגמת הנתונים הנוכחית על נתוני העתיד בהינתן אלגוריתם מסויים. רוב ה- KPIs הקיימים צריכים לכלול פונקציונאליות זו.
היקף
- מתייחס ליכולת המשתמש לחפור בנתונים ולצאת בחזרה (roll up). אם המנהל צופה בגדילה משמעותית בהיקף העסק שלו, יש לאפשר לו לראות מיהו המנהל או מהי היחידה העסקית האחראיים לגדילה.
היכולת לנווט בין מימדים אלה תשפר את הדשבורד בצורה ניכרת.
|
|
|
|
סיכום
|
|
הצעדים בהם יש לנקוט כדי לעצב דשבורד מנהלים יעיל ושימושי אינם שונים בצורה מהותית מאלה הנדרשים בעת עיצוב מערכת חלונאית או עיצוב אתר אינטרנט מורכב. מאידך, זמינות קהל היעד וסוג המידע המוצג במערכת מציבים דרישות ייחודיות ובעיקר טכנולוגיות בפני ארכיטקט המידע במהלך הפרויקט. עם זאת, תכנון דשבורד מנהלים מציב אתגר חד-פעמי של עיצוב מידע בפני ארכיטקט המידע: ניתוח דרישות מורכבות ומתן פתרונות לדרישות אלה באמצעים ויזואלים חכמים.
|
