|
|
|
איך נקים פורטל מוצלח?
|
מאת עמיר חנן, מנהל תחום ניתוח מערכות ותחום ניהול ידע בחברת Netwise. אפריל 2007
* ב-29 באפריל יעביר כותב המאמר הרצאה בנושא ניתוח מערכות בכנס Info 2007.
|
|
|
תקציר המאמר:
כיצד נזהה יישום מוצלח של פורטל, מה הם המרכיבים הנפוצים בפורטלים ואיך מגיעים ליישום מוצלח? מאמר זה מזכיר בקצרה את הלקחים השונים שצברנו בשנים האחרונות ומתאר באופן כללי את המתודולוגיה שפותחה
ב-Netwise ליישום מוצלח של פרויקטי פורטלים.
|
|
|
|
מה מבדיל פורטל ארגוני מוצלח מפורטל כושל?
|
מסקירה כללית של יישומי פורטלים בחברות וגופים שונים עולה כי ישנם לא מעט סיפורים על כישלונות ומעט סיפורי הצלחה. את הכישלונות ניתן לזהות בדרך כלל בטווח הקצר - במידת האימוץ של הפורטל על ידי העובדים והארגון או בטווח הרחוק במבחן המציאות והשימוש בפועל.
בחינת מידת האימוץ של הפורטל כוללת מצד אחד את קליטתו על ידי העובדים בארגון - עד כמה הם שבעי רצון מהפורטל, מהשירותים שניתנים בו ועד כמה הם שותפים בתהליכי העבודה שתוכננו עבורם. מצד שני, מידת האימוץ של הארגון את הפורטל באה לידי ביטוי בהצלחת שינויים ארגוניים הנלווים בדרך כלל ליישום מסוג זה. מבחן המציאות של הטווח הרחוק מספק את המדדים החשובים ביותר - האם הפורטל מתעדכן בתדירות הרצויה? האם הושג ה ROI (Return Of Investment) הרצוי?
|
|
|
יישום מוצלח של פורטל ארגוני יניב, כמובן, תוצאות חיוביות בכל המדדים שהוזכרו ואף מעבר לכך. העובדים יקבלו את הפורטל בזרועות פתוחות, יפיקו תועלת מהשירותים הכלולים בו ואף ייהנו ויחזרו להשתמש בו בלי צורך בעידוד או כפייה של הארגון.
|
|
|
ביישום מוצלח העובדים יהפכו להיות כוח מניע היוזם תוספות ועדכונים לפורטל ובכך מייצר ROI בתחומים חדשים ונוספים.
|
|
|
ביישום מוצלח יותאמו תהליכי העבודה של הארגון באופן פשוט תוך כמה שפחות בעיות ועיכובים על הדרך במטרה שגורמים שונים (הנהלה, מחלקות, צוותי עבודה והעובדים כפרטים) ימצאו בקלות יחסית דרכים לייעל ולשפר את התוצרים שניתן להפיק מהפורטל.
|
|
|
ביישום מוצלח עדכון התכנים יבוצע באופן שוטף על ידי העובדים ומומחי התוכן שהוגדרו למטרה זו כחלק מתהליכי העבודה השוטפים.
|
|
|
|
|
פורטלים נפוצים
|
|
פורטל ארגוני טיפוסי משלב בתוכו תמהיל משתנה מבין שלושה תחומי מיקוד עיקריים, בהתאם לצרכי הארגון:
|
|
|
מיקוד בגישה מהירה ובתוכן - גישה מהירה למידע קיים בארגון, הזנקת יישומים בשימוש המשתמשים השונים ותשתית מבוססת לניהול תכנים ארגוניים המותאמים לאוכלוסיות שונות. מיקוד מסוג זה מתאים הן לעובדי החברה במסגרת האינטראנט והן לסוכנים / לקוחות להם ניתן לאפשר גישה באמצעות רשת האינטרנט או רשת אקסטראנט ייעודית. מיקוד זה מחייב הקמת תשתית פעילה לתחזוקת המידע.
|
|
|
מיקוד בניהול ידע - נועד לקדם תפיסה ארגונית המתייחסת לידע בארגון כמשאב ומכוונת לנצלו באופן יעיל ככל האפשר. פורטל זה מספק מענה כולל מרמת המשתמש הבודד דרך קבוצות עבודה פורמאליות / לא פורמאליות עד רמת הארגון כולו, מאפשר יישום תהליכים הממנפים את התוכן לרמת ידע מעובד וכוללים תמיכה בחיפוש ויכולות אחזור המתאימות לצרכי העובדים והארגון. מיקוד זה מחייב תמיכה ועידוד שוטף מצד ההנהלה.
|
|
|
מיקוד אפליקטיבי (יישומי)/ ליבה עסקית - נועד לספק תועלת עסקית המתחברת באופן ישיר למטרות העסקיות של הארגון או יחידה ארגונית הכלולה בתוכו. ניתן לבצע יישום חלקי או מלא של תהליכי עבודה אשר בסופם תוצרים התורמים לרווחיות ויעילות הארגון. מיקוד מסוג זה מחייב התאמה למערכות מידע ארגוניות אחרות הקיימות בארגון וכן נכונות למהלך של שינוי תהליכי עבודה מהותיים בארגון.
|
|
|
|
|
בחינת צרכי הארגון
|
בארגונים רבים, למרות שהתגבשה ההכרה בצורך שבפורטל ארגוני, היעדים והכיוונים הראשוניים שהארגון בוחר ליישם הם לעיתים לא הנכונים ביותר - לפחות כשלב ראשון ביישום. שגיאות רבות יכולות להיווצר כתוצאה מחוסר ניסיון ביישום של פורטל ארגוני, חוסר הבנה לגבי מורכבות הנלווית ליישום ובאותה מידה פספוס של מרכיבים ויכולות שבקלות היו יכולים לתרום ולשפר את סיכויי ההצלחה וה- ROI שיושג מהפורטל.
על מנת למקסם את התאמת הפתרון לארגון ואת סיכויי ההצלחה
מומלץ לבצע מספר צעדים לפני שלב האפיון המפורט. יישום הצעדים יבוצע בדרך כלל על ידי מנתח מערכות המתמחה בתחום פורטלים ארגוניים.
שלב המיקוד - כולל סקירה מקיפה של הארגון כולל הבנה של המטרות האסטרטגיות של הארגון באופן כללי והיעדים הספציפיים הנדרשים מהפורטל, הכרת אוכלוסיות המשתמשים השונות המרכיבות את הארגון, תהליכי העבודה העיקריים ועולם התוכן המקצועי שלו. בסיום שלב המיקוד יש לבחור את האוכלוסיות והתהליכים בהם נתעמק בשלב הבא.
שלב תיחום הפתרון - כולל התעמקות בהבנת הצרכים של אוכלוסיות נבחרות היות ולא מומלץ לכוון ליישום פורטל מלא לכלל הארגון במכה אחת. לרוב נשאף לספק בשלב ראשון פתרון שיכלול מספר מצומצם של שירותים כלליים שישמשו את כל העובדים בארגון ובנוסף, התייחסות מעמיקה לתהליכי עבודה ומרכיבי מידע וידע של האוכלוסיות נבחרות. עובדים השייכים לאוכלוסיות האלה יסייעו לנו בהתאמת הפתרון לארגון ישמשו בתור שגרירים בקרב הארגון לטובת הרחבת היישום בשלבים עתידיים.
בשלב הבא נמשיך ל
ביצוע אפיון מפורט כנהוג במערכות מידע סטנדרטיות, תוך שימת דגש על שימוש כמה שיותר ברכיבים המגיעים כחלק מתשתית הפורטל של המוצר הנבחר ליישום.
|
|
|
|
ערוצי התקדמות ביישום בדרך לפורטל ארגוני
|
|
לאחר שהובהרו צרכי הארגון ובתום האפיון המפורט, מתחלקת הפעילות למספר ערוצי התקדמות הפועלים במקביל ומתלכדים בסופו של דבר לקראת העלייה לאוויר של הפורטל:
|
|
|
ערוץ הפיתוח - יישום טכני של האפיון מבחינת ההתאמות הנדרשות למוצר שמספק בסיס לפורטל הארגוני. יישום זה כולל התאמות גראפיות, כתיבה של רכיבים ייעודיים המספקים מענה לצרכים השונים, בנייה של ארכיטקטורת המידע של הפורטל, יצירת תבניות דפי תוכן ופיזור המרכיבים הקבועים. ערוץ הפיתוח כולל התקנה וקונפיגורציה ראשונית של הפורטל אך מעבר לכך תידרש בהכרח תחזוקה שוטפת של גורם מקצועי לטובת אדמיניסטרציה וניהול מערכת לכל אורך חיי הפורטל.
|
|
|
ערוץ תשתיות ארגוניות - רכש של שרתים, רישיונות והכנת תשתיות התקשורת הנדרשות ליישום.
|
|
|
ערוץ ניהול השינוי - התאמת שיטות העבודה, הכנת הארגון והעובדים לקליטת הטכנולוגיה החדשה וטיפול בחששות טבעיים של העובד לגבי מידת ההשפעה של הפורטל על אופי ויציבות מקום עבודתו. יצירת גישה חיובית, טיפול בהתנגדויות והגדרת התהליך הכולל שיוביל לשינוי חייבים רגישות והבנה של מורכבות הקליטה של מערכת מסוג זה.
|
|
|
ערוץ נהלים ותהליכים - מעבר להתייחסות הפסיכולוגית והטיפול בטווח הקצר של אופן הקליטה של הפורטל, יש לוודא שתהליכי העבודה יוגדרו ויובנו על ידי כל הגורמים המעורבים בתפעול השוטף של הפורטל - מומחי ידע ומנהלי המערכת.
|
|
|
ערוץ איסוף ויצירת התכנים - שביעות הרצון של העובדים וההכרה בתועלות של הפורטל מחייבות הימצאות של כמות תכנים בסיסית עימם תצא המערכת לדרכה. אין לצפות מהעובדים שיזינו תכנים באזורים ריקים לפני שיבינו את התועלת מכך ולפני שילמדו את אופן התפעול הבסיסי של הפורטל, על כן חשוב להקצות זמן ומשאבים לטובת איסוף והכנה של תכנים שיהיו זמינים כבר ביום העלייה לאוויר.
|
|
|
|
|
לסיכום
|
יישום מוצלח של פורטל ארגוני מחייב תוכנית פעולה מחושבת, המביאה בחשבון ומתמודדת עם הסיכונים השונים המוכרים בתחום זה. מומלץ להסתייע בשירותים של אדם המתמחה בתחום הפורטלים הארגוניים וליצור תוכנית פעולה המתאימה ליעדי הארגון, קהל היעד, טווח הזמן והמשאבים שניתן להקצות לפרויקט.
ברוב המקרים כדאי להתחיל בקטן ולזכור שיישום מוצלח מהווה גלגל תנופה שיניע את הארגון להרחבת השימוש בפורטל בטווח הרחוק באופן יעיל ומיטבי. זכרו! התייחסות מאוזנת להיבטי טכנולוגיה ותקשורת, אנשים וכישורים, תרבות העבודה וערכי הארגון, מבנה הארגון ותהליכי העבודה, כל אלה בשילוב מנהיגות ראויה - יבטיחו פורטל משגשג ומוצלח בכל ארגון.
|
|
|
