|
|
|
איך יוצרים אתר אינטרה-נט אפקטיבי?
|
|
מאת סיונית רובינשטיין, עורכת תוכן בחברת Netwise
|
|
|
תקציר המאמר:
מאמר זה עוסק בכלים לניהול תוכן יעיל באתרי אינטרה-נט. בארגונים רבים הופך אתר האינטרה-נט למאגר אינסופי של תכנים לא מעודכנים, קיימת בו חוסר אחידות כתוצאה ממספר רב מדי של כותבים וחלק גדול מהתוכן אינו מתאים להצגה אינטרנית. זאת בעוד שניצול נכון של האינטרה-נט יהפוך אותו לאחד מהכלים המשמעותיים לשיתוף ידע ולעבודה יעילה בארגון.
|
|
|
|
ארגונים מתקדמים, שבהם קיימת תרבות ארגונית המאפשרת שיתוף ותרומת ידע, מכירים בחשיבות של כתיבת תכנים איכותיים למערכת הידע הפנימית של הארגון. כתיבה איכותית, ארגון התכנים ועדכונם באתר אינטרה-נט חשובים ומשמעותיים בדיוק כמו באתר אינטרנט.
|
|
|
מהו אינטרה-נט?
אינטרה-נט היא רשת פנים-ארגונית המאפשרת הצגה של מידע אחיד ונגיש לכלל עובדי הארגון באמצעות יישום של טכנולוגיות ושיטות אינטרנטיות. בין הכלים השונים באתרי אינטרה-נט ניתן למצוא לצד דואר אלקטרוני, חדשות, לוח מודעות וספר טלפונים של עובדי הארגון, גם מערכות מקוונות לניהול פרויקטים, ספריות וקבוצות דיון מקצועיות. מכיוון שאתר האינטרה-נט אינו פתוח לציבור הרחב, הדעה הרווחת בארגונים רבים היא שאפשר לפרסם בו כל מה שעולה על הדעת, בכל דרך שעולה על הדעת. אלא שאין זה כך.
|
|
|
מדוע אתרי אינטרה-נט רבים קופאים על שמריהם?
כמות העבודה המושקעת בהקמת אתר אינטרה-נט חדש או בעיצוב מחודש לאתר קיים היא שולית לעומת ההשקעה הדרושה בתחזוקת האתר. לכן אתרי אינטרה-נט רבים נשארים באותו מצב שבו היו ביום השקתם. במקרים אחרים הם הופכים למסות של תכנים המוצגים בתבניות אקראיות.
|
|
|
|
מהן הבעיות שעמן מתמודד מנהל תוכן באתר אינטרה-נט?
|
|
|
|
|
חוסר יכולת השוואה - אתרי אינטרה-נט הם אתרים שרק לעובדי הארגון יש גישה אליהם, ולכן אין בסיס להשוואה עם אתרים של ארגונים אחרים
|
|
|
טיפול בכמויות אדירות של מידע
|
|
|
חוסר אחידות - התכנים נכתבים בידי מספר גדול של אנשים
|
|
|
ניגודי אינטרסים בין גורמים שונים בארגון עלולים להשפיע על דרך הצגת התכנים
|
|
|
חלק גדול מהמסמכים שאתם מתבקשים להעלות לאתר נכתבו במקור לדפוס והם אינם מתאימים להצגה אינטרנטית
|
|
|
|
|
איך מתחזקים אתר אינטרה-נט אפקטיבי?
|
|
|
|
|
|
|
מנו אחראי קבוע לאתר האינטרה-נט, שכל אנשי הארגון יכירו אותו ואת הגדרת תפקידו. האחראי על אתר האינטרה-נט משתנה מארגון לארגון: לעתים אלה הם מנהלי ידע בתחומים שונים ולעתים זהו מנהל תוכן, מנהל ההדרכה או מנהל משאבי אנוש.
|
|
|
הגדירו תהליך שגרתי שבו עובדים מעבירים לאחראי על רשת האינטרה-נט תכנים או מסמכים שיש להעלותם לאתר.
|
|
|
הכירו היטב את הצרכים של קהל היעד שלכם וכתבו תכנים שעונים על הצרכים הללו.
|
|
|
תוכן הוא נכס יקר ערך לכל ארגון. שמרו עליו והקפידו על העלאתם של תכנים איכותיים ותקניים בלבד.
|
|
|
באינטרה-נט כמו באינטרנט, הקפידו על כל כללי הכתיבה ברשת:
- טקסטים קצרים ופשוטים
- תוכן פעיל
- כותרות קולעות
- קישורים מעודכנים
- תקצירים בראש עמוד
- חלוקה נוחה לפסקאות
- סיכומים
|
|
|
הקפידו על עדכונים יומיומיים כגון: פעילויות, שירותים, תכנים חדשים וכלים מקצועיים
שעלו לאתר (ספריות, מחשבונים, מערכות ניהול למיניהן וכיוצא בזה).
|
|
|
כתבו מדריך סטנדרטים לכתיבה באינטרה-נט. בארגונים רבים הכתיבה לאינטרה-נט נעשית על ידי צוות שיועד למטרה זאת או על ידי עובדים במחלקות השונות. לפיכך, רצוי ליצור מדריך נהלים שעל פיו תתבצע הכתיבה. המדריך יכלול כללים לגבי סגנון הכתיבה, כתיב אחיד, כתיבת תקצירים, כתיבת סיכומים, עיצוב גרפי ותמונות. נוסף על כך, רצוי שאדם אחד יערוך את התכנים הכתובים לפני העלאתם לרשת, כדי ליצור אחידות באתר.
|
|
|
הורידו תכנים שאינם מעודכנים עוד.
|
|
|
הקפידו על מנוע חיפוש המבוסס על מילון מושגים היררכי. מנוע חיפוש שכזה יכול להרחיב את החיפוש או למקד אותו, על פי מושגים מקצועיים המוכרים לעובדים בארגון.
|
|
|
זכרו שהגולשים הנאמנים ביותר באינטרה-נט הם המנהלים והעובדים בארגון, ולכן יש לייחס תשומת לב רבה למשוב המתקבל מהם. צרו באתר כלי לקבלת משוב והיו קשובים להערות המתקבלות מן השטח. כמו כן, דברו עם עובדים חדשים המצטרפים לארגון ובררו מה דעתם על האתר, והאם יש תכנים שציפו למצוא בו ולא מצאו.
|
|
|
הקפידו על תהליך בקרת איכות שבו לפחות אחת לשנה יש מי שקורא את כל התכנים באתר, מתקן את הטעון תיקון, מעדכן את הטעון עדכון ומוריד את התכנים שכבר אינם רלוונטיים.
|
|
|
בצעו לפחות אחת לשנה חשיבה מחודשת: מהם צורכי העובדים בארגון, הן בנושאי רווחה והן בנושאים מקצועיים, והאם האינטרה-נט עונה על צרכים אלה?
|
|
|
|
|
לסיכום, אתר האינטרה-נט הוא כלי בעל חשיבות גבוהה לארגון, הן כאמצעי לתקשורת פנים-ארגונית יעילה בין ההנהלה לבין העובדים ובין העובדים לבין עצמם והן ככלי מרכזי לניהול ולשיתוף הידע ולייעול תהליכי עבודה בארגון. מכיוון שכך, במקביל להשקתו של האתר, רצוי להשקיע מאמצים ומחשבה ביצירת נהלי עבודה ברורים ליצירת אתר אינטרה-נט אפקטיבי.
|
|
|
|
מקורות מידע:
|
|
|
http://www.gerrymcgovern.com/
nt/2003/nt_2003_12_01_intranet_3.htm
|
|
|
http://www.steptwo.com.au/
papers/kmc_continuousimprovement/index.html
|
|
|
|
http://www.webpagecontent.com/arc_archive/63/5
|
|
|
http://www.fastrak-consulting.co.uk/
tactix/features/everyone/every04.htm
|
|
|
|
|
